Privacy verklaring
Flex VvE Beheer respecteert de privacy van bezoekers van haar website en degene die gebruik maken van de dienstverlening van Flex VvE Beheer. Wij dragen zorg voor vertrouwelijke behandeling van de persoonsgegevens die u ons verschaft. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming stelt.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegeven zijn gegevens die iets vertellen over u of gegevens die we in verband kunnen brengen met u. U deelt persoonsgegevens met ons als u als bestuurder of als contactpersoon het beheer van de VvE aan ons overdraagt. Of als u de contactpersoon bent van een leverancier waar wij zaken mee doen.
Doeleinden van de gegevensbewerking
Flex VvE Beheer verwerkt persoonsgegevens wanneer wij hier een wettelijke grondslag voor hebben. De relevante wettelijke grondslagen zijn: toestemming, overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
a. Om onze overeenkomsten uit te voeren.
Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:
– De relatie met onze klanten beheren via de bestuurder of contactpersoon
– De relatie met onze leveranciers beheren.
b. Om ons aan de wet te houden.
Flex VvE Beheer dient zich te houden aan de Nederlandse wet. Soms moeten wij daarvoor
ook persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld ten aanzien van de opgave aan de notaris bij
een verkoop van een appartement.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Flex VvE Beheer verwerkt de persoonsgegevens van bestuurders of contactpersonen van onze VvE’s en van personen waarmee wij contact hebben of hebben gehad zoals contactpersonen van (potentiële) opdrachtgevers of leveranciers.
Ook verwerken wij de gegevens van de leden van de VvE wanneer deze VvE de (leden) administratie aan ons in beheer geeft. Dat doen wij alleen in opdracht van de betreffende VvE. Dat geldt ook voor persoonsgegevens die wij verwerken om de leveranciers van de VvE te beheren.
Welke persoonsgegevens verwerken wij.
Flex VvE beheer verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder treft u een overzicht aan van de persoonsgegevens die wij verwerken:
– Voor- en achternaam;
– Geslacht;
– Uw rol (bijvoorbeeld: bestuurder, contactpersoon van de VvE of contactpersoon van een
leverancier).
– Adresgegevens;
– Telefoonnummer;
– E-mail adres;
– Bankrekeningnummer;
– IP adres;
– Overige zaken zoals opgenomen in onze cookieverklaring.
Bewaartermijn
Flex VvE beheer zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Voor de administratie van de VvE is dit 7 jaar na einde van de beheersovereenkomst. Van contactpersonen van leveranciers is dit 7 jaar na einde relatie.
Delen met derden
Flex VvE Beheer verstrekt uw gegevens die wij verzameld hebben uitsluitend aan derden indien dit nodig is:
– Voor de uitvoering van onze overeenkomst met u;
– Om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Flex VvE Beheer zorgt voor de juiste toetsing en overeenkomsten met andere partijen voor een rechtmatige, behoorlijke en transparante gegevensverwerking. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens. Er vindt geen overdracht plaats van persoonsgegevens die wij via onze website verwerken naar landen buiten de Europese Unie.
Geautomatiseerde besluitvorming
Flex VvE Beheer neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Flex VvE Beheer) tussen zit.
Beveiliging
Flex VvE Beheer neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via privacy@flex-vvebeheer.nl.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Flex VvE Beer gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. In onze cookieverklaring staat nadere informatie over ons gebruik van cookies.
Inzage, correctie en verwijdering
U heeft het recht uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Flex VvE Beheer en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek doen tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt controleren en/of beïnvloeden daadwerkelijk van u zijn. Verzoeken kunt u schriftelijk melden bij onderstaand adres:
Flex VvE Beheer
Korenbloem 39
4421 MH KAPELLE
Of via e-mail naar: privacy@flex-vvebeheer.nl.
We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Klachten
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u uw klacht per e-mail melden naar privacy@flex-vvebeheer.nl. Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ook melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Aanpassen Privacy verklaring
Flex VvE Beheer behoudt zich het recht voor deze privacy verklaring aan te passen. De actuele versie publiceren wij op onze website www.flex-vvebeheer.nl.